Een app als volgende stap in employee engagement

Met geoutsourcete medewerkers werken brengt uitdagingen met zich mee. Ze werken per definitie bij onze klanten en niet bij ons op kantoor, waardoor er geen dagelijkse interactie is. Tegelijk beschouwen we hen als volwaardige medewerkers van het Novellas HC-team en willen we meer met hen connecteren.

Om de band met onze geoutsourcete medewerkers en contractors aan te halen én vooral te versterken, ontwikkelden we samen met Semasu, specialisten in Microsoft 365-toepassingen, een app. ‘Met deze applicatie zullen we het team digitaal dichter bij elkaar brengen en kunnen we sneller connecteren met onze medewerkers’, zegt Leen Van Herzele, CFO bij Novellas Healthcare. ‘Met de app kunnen we vlotter communiceren en maken we de band met de geoutsourcete medewerkers nog hechter.

In de app zelf is er een ‘fun’-gedeelte, de Catch-up, waar mensen kunnen delen waarmee ze bezig zijn. De formelere mededelingen komen onder het deel ‘The Nov Pack’. Beide werken volgens het principe van een timeline zoals we die kennen op social media. De nieuwste berichten staan bovenaan en je scrolt door naar oudere berichten die je kan beantwoorden, liken… Sowieso worden vacatures en nieuwe collega’s voorgesteld in de app dus er is dagelijks wel iets te delen.

Verder is er ook een thematische FAQ met zoekfunctie. Medewerkers vinden er allerlei nuttige informatie over bijvoorbeeld hun salaris, onze car policy… En tot slot kunnen ze via de knop ‘Book a meeting’ onmiddellijk een meeting inplannen met hun manager bij Novellas HC.

‘De app draait op het platform Microsoft Viva, met Yammer als chatfunctie, connectie naar Sharepoint om documenten te delen en werkt zowel in een webbrowser als op de smartphone’, zegt Jochem Claus van Semasu. Connecteren met andere tools waarmee we werken zoals tijdsregistratie is nog toekomstmuziek, maar dat komt er zeker aan.

‘In het verleden hebben we nieuwsbrieven gestuurd, maar dat blijft eenrichtingscommunicatie. We hebben ook werk gemaakt van een intranet. Daar merken we dat mensen hun logingegevens gemakkelijk kwijtraken en dan niet meer terugkomen’, aldus Leen. ‘We wilden absoluut een app voor de smartphone, omdat onze geoutsourcete medewerkers heel vaak met een laptop en het netwerk van een klant werken. We merken dat ze daardoor niet zo snel geneigd zijn hun browser te openen om even met collega’s in andere bedrijven te chatten. Een telefoon heb je altijd bij, waardoor het gemakkelijker is om in contact te blijven.’

Nieuwe medewerkers installeren de app als ze bij Novellas Healthcare starten en worden zo ineens opgenomen in onze community.